Politica de la Empresa

Política de la empresa: todo lo que necesita saber

Economía / Empresa

Una política de la empresa ayuda a fomentar el bienestar de los empleados, un trato justo y a garantizar que la empresa cumpla con las leyes y reglamentaciones.

¿Qué es una política de la empresa?

Una política de la empresa es una guía para ayudar a los empleadores a lidiar con la responsabilidad de los empleados, la salud, la seguridad y las interacciones con los clientes. Las políticas también son pautas para cuestiones legales, requisitos reglamentarios y cualquier situación que pueda tener consecuencias graves. Una política de la empresa ayuda a fomentar el bienestar de los empleados, un trato justo y a garantizar que la empresa cumpla con las leyes y reglamentaciones.

Tipos de políticas de la empresa

Creado para proteger los derechos , las políticas y los procedimientos de los trabajadores , también protegen los intereses comerciales de la empresa. Las políticas también ayudan a impulsar el servicio al cliente al proporcionar una misión y una visión sobre los planes a corto y largo plazo de la empresa. Las políticas también proporcionan un modelo de negocio específico para la organización.

Gobierno de la empresa

La forma en que la dirección dirige una empresa es fundamental para la motivación de los empleados, abordar las preocupaciones y planificar los objetivos de la organización. Dado que las personas forman empresas, es fundamental que los empleados sepan en qué creen y defienden sus líderes, así como qué significa ser parte de la empresa.

Conducta de los empleados

Las políticas con respecto a la conducta de los empleados establecen las responsabilidades y tareas específicas que todos los trabajadores deben seguir y realizar como parte de su trabajo. Estas reglas establecen pautas para el comportamiento de los empleados, que incluyen:

  • Código de vestimenta
  • Procesos seguros
  • Políticas de acoso
  • Uso de tecnología
  • Disciplina
  • Comportamiento apropiado
  • Advertencias
  • Terminación

Descripciones de puestos de empleados

Las descripciones de los puestos aclaran el papel de cada trabajador, incluidas sus responsabilidades, la cantidad de autoridad, los objetivos generales y los deberes específicos. Las descripciones de puestos crean un sistema claro para la capacitación de los empleados y la evaluación del desempeño de los empleados.

Leer también: Carta laboral: Cómo se hace paso a paso

Políticas de personal / Políticas de compensación y beneficios

Las pautas de personal aclaran cosas como:

  • Horas de trabajo
  • Condiciones de empleo
  • Sueldos y sueldos
  • Bonificaciones
  • Seguro y beneficios
  • Vacaciones
  • Dias enfermos
  • Jubilación

Al contratar, los empleados reciben un manual o manual que debe cubrir las políticas de personal enumeradas.

Estructura organizativa

Este es un cuadro con el nombre y el cargo de cada empleado que ilustra el lugar de cada empleado en la estructura de la organización.

Igualdad de oportunidades / no discriminación / acoso / represalias

Estas reglas garantizan que los empleados reciban un trato justo en el trabajo. La mayoría de las empresas tienen políticas de igualdad de oportunidades, que incluyen discriminación y reglas de acción afirmativa , que fomentan el trato justo para todos los empleados.

Toda organización debe ofrecer igualdad de oportunidades en el empleo para evitar que los empleados se enfrenten a comportamientos inapropiados por parte de otros trabajadores, la gerencia y los contratistas con respecto a lo siguiente:

  • Raza
  • Orientación sexual
  • Credo
  • Género
  • Creencias culturales
  • Creencias religiosas

Todas las empresas deben contar con directrices relativas a las candidatas o empleadas discapacitadas o embarazadas. Deben existir pautas de diversidad. Todas las organizaciones necesitan una política de «no represalias» para proteger a los trabajadores que denuncian casos de acoso o discriminación.

Horas de trabajo, asistencia, tiempo libre y tiempo de respuesta

Las políticas de asistencia son pautas y reglas relativas a:

  • Horarios de los empleados
  • Cumplimiento del horario
  • Tiempo libre programado
  • Ausencias o tardanzas
  • Consecuencias por faltar al trabajo o llegar tarde

Por ejemplo, muchas empresas tienen una cantidad determinada de días que un empleado puede perder en un período de tiempo específico. La política aclara qué acciones puede tomar el empleador si un trabajador omite demasiado.

Las políticas de asistencia definen las expectativas de asistencia y las consecuencias en la contratación para evitar problemas en el futuro.

Del mismo modo, los empleados querrán tener días libres programados y necesitarán saber con qué anticipación solicitar tiempo libre y cuál es el tiempo de respuesta para que los gerentes procesen estas solicitudes. Debe estar escrito claramente que cuando una solicitud llega tarde, se puede incurrir en una huelga disciplinaria.

Abuso de sustancias

Las políticas sobre abuso de sustancias prohíben a los trabajadores consumir alcohol, drogas o productos de tabaco durante las horas de trabajo, en la propiedad comercial o en funciones laborales. Muchas empresas tienen pautas específicas para el uso de cigarrillos si los empleados pueden fumar en la propiedad. Las pautas para el abuso de sustancias deben aclarar los pasos que un empleador puede tomar si se sospecha de uso de drogas o alcohol.

Políticas de seguridad en el lugar de trabajo

Debido a que existen riesgos para la salud y la seguridad en todos los entornos, las reglas de seguridad en el lugar de trabajo ayudan a mitigar los daños causados ​​por la negligencia de los trabajadores. Las empresas crean reglas que especifican la seguridad en el lugar de trabajo basadas en:

  • Mejores prácticas de la industria
  • Leyes de la ciudad y el condado
  • Leyes estatales
  • Las leyes federales

Para garantizar la seguridad de los trabajadores, las políticas de una empresa deben aclarar lo siguiente:

  • Qué comportamiento seguro es
  • Usos adecuados del equipo de seguridad
  • Informar problemas de seguridad

Todas las políticas de seguridad deben seguir los requisitos locales, estatales y federales, así como las pautas de la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA). Es responsabilidad de la empresa mantener un entorno de trabajo seguro para los empleados en todo momento, de modo que ni los trabajadores ni la empresa resulten perjudicados.

Políticas disciplinarias

Las políticas de disciplina aclaran qué constituye una violación de las reglas de la empresa en casos de:

  • Deshonestidad
  • Bajo rendimiento
  • Comportamiento inseguro
  • Mala conducta

Estas pautas también establecen cómo se disciplina a un trabajador si se infringen las reglas.

El despido de empleados ocurre en todas las organizaciones. El proceso suele ser mucho más sencillo si un empleado conoce los pasos que conducen al despido. Las evaluaciones periódicas del desempeño y la documentación escrita de la acción disciplinaria muestran un historial claro sobre el mal comportamiento o desempeño laboral de un empleado.

Políticas de tecnología: uso de dispositivos / Internet y correo electrónico

Es posible que una empresa se enfrente a las consecuencias de las acciones de un empleado en los sistemas informáticos. Las políticas de tecnología y uso de dispositivos proporcionan pautas escritas sobre lo que es un uso aceptable e inaceptable de la tecnología de la empresa. Las políticas de uso de dispositivos protegen a las empresas de la responsabilidad si un trabajador realiza acciones ilegales con la tecnología de la empresa. Las pautas tecnológicas aclaran lo que los trabajadores pueden y no pueden hacer utilizando los servicios de Internet o correo electrónico de la empresa. También describe lo que es aceptable con respecto al uso del correo electrónico personal y las redes sociales en el trabajo.

Política de compras

Las políticas de compras protegen la empresa cuando se produce un gasto al delinear el estándar sobre cómo los empleados manejan el dinero de la empresa. Estas reglas gobiernan cosas como:

  • Autorización de gasto
  • Quién puede firmar cheques
  • Cómo la empresa ofrece puestos de trabajo

Políticas de compensación y beneficios

Estas reglas aclaran lo que los empleados reciben o pueden ganar si se adhieren a las políticas de la empresa.

Políticas de crédito / pago atrasado

Cada vez que alguien contrata a la empresa, se debe escribir un proceso de pago detallando cómo el cliente recibe una factura y las formas de pago aceptadas. Estas políticas deben aclarar:

  • El tiempo permitido para el pago
  • El período de gracia permitido
  • Consecuencias de la morosidad

Las políticas de crédito aclaran y determinan los términos de pago y crédito, cómo un cliente abre una cuenta y cómo construir un buen crédito con la empresa. Estas políticas también aclaran los criterios de cobranza de la empresa.

Políticas de devolución / reembolso

Los minoristas de Internet o tradicionales deben tener una política de devolución que establezca claramente las reglas. Las empresas con políticas de devolución más estrictas deben determinar si la política es firme o si las reglas son flexibles según el comportamiento del cliente. Por ejemplo, ¿se otorgará una devolución si un cliente sigue quejándose con los gerentes que están más arriba en la escalera?

En la industria de servicios, los reembolsos son posibles, incluso si un producto no se vendió. Muchas empresas tienen políticas de satisfacción del cliente o de devolución de dinero para atraer clientes.

Privacidad y confidencialidad

Las políticas de privacidad se implementan para brindar protección a los clientes, empleados y la empresa, pero también para generar confianza a través de la transparencia. Las políticas de confidencialidad mantienen protegida la información confidencial para mantener una buena relación de trabajo con clientes, proveedores y vendedores.

Política de calidad del cliente

Los clientes son la parte más crítica de cualquier negocio porque ningún negocio existiría sin sus clientes. Las políticas de calidad describen lo que es importante para los clientes y cómo mantener esos estándares.

Política de ética y conducta

Los clientes quieren un trato justo y prácticas comerciales éticas sin preocuparse por la privacidad y la seguridad. Las políticas de ética y conducta definen exactamente cómo se ve el comportamiento ético en todo momento durante las interacciones con los clientes.

Pasos para crear e implementar una política

Identificación de la necesidad de una política

Las políticas son necesarias para proporcionar un lugar de trabajo que:

  • Empoderando
  • Justa
  • Organizado
  • Simpático
  • A salvo

Las reglas se crean para la mayoría de los empleados, no para unos pocos. Las políticas no se pueden escribir para cada expectativa y cada falla para cumplir con esas expectativas. Las políticas están escritas para cada contingencia que quita la discreción de la gerencia cuando se trata de las necesidades personales de los empleados. Las políticas deben crear un entorno justo e imparcial donde los empleados se sientan como en casa.

Pautas para ver si se necesita una política

Deben existir políticas para aclarar las expectativas de comportamiento con respecto a:

  • Uso de celular
  • Uso de internet
  • Código de vestimenta
  • Uso de correo electrónico
  • Medios de comunicación social

Deben existir políticas para establecer normas relativas a:

  • Conducta
  • Los gastos de viaje
  • Compras personales de producto de la empresa

Deben existir políticas para proteger legalmente a la empresa en casos de:

  • Cargos por acoso
  • Contratación y promoción no discriminatorias
  • Cumplimiento de las leyes, incluido el salario mínimo, EEOC
  • Cumplimiento de las políticas gubernamentales, incluidas FMLA y ADA

Se necesitan políticas para definir las pautas del lugar de trabajo relativas a:

  • Pasos disciplinarios
  • Reglas de seguridad
  • Descansos y almuerzos para trabajadores
  • De fumar

Se necesitan políticas para mantener el lugar de trabajo justo y coherente con respecto a:

  • Beneficios
  • Tiempo libre remunerado que incluye vacaciones, días de enfermedad y duelo
  • Servicio de jurado
  • Ayuda para la matrícula

Articular el objetivo de la política

Una vez que se decide que se necesita una política, la empresa debe decidir cuál es el resultado deseado de esta política. Se debe informar a los empleados sobre por qué se creó la póliza, cuál es la posición de la empresa y que podría haber casos que no estén cubiertos por la póliza.

El objetivo de cualquier política debe ser fácil de entender, pero a veces no todas las políticas son 100% claras. Por ejemplo, el objetivo de una empresa con respecto a cosas como FMLA, discriminación o acoso, o disciplina progresiva no siempre se aborda en la política de una empresa específica. Depende de la empresa decidir cuál debería ser el resultado de cada política.

Recopilar información

Es mejor investigar las políticas similares de otras empresas como base para una nueva política en lugar de redactar una desde cero. Los servicios en línea como el Servicio del Manual de Políticas de Personal o la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos ofrecen ejemplos de políticas para los miembros que se suscriben.

Los abogados de derecho laboral a menudo redactan políticas genéricas para los clientes que personalizan para cada negocio. Cuando se aprueban nuevas regulaciones o el Departamento de Trabajo dicta nuevas reglas, los abogados laborales redactan una política para cumplir con las pautas.

Desarrolle y escriba la política

Las políticas deben ser entendidas por los trabajadores que las leen, responsabilizar a los demás y vivir de acuerdo con ellas. Mantenga las palabras simples y los conceptos fáciles de entender. Todas las políticas deben abordar los conceptos básicos y las excepciones que ocurren con más frecuencia a través de preguntas de «qué pasaría si». Ninguna guía permitirá jamás todas las contingencias.

Revise la política

Haga que un grupo diverso de trabajadores lea la política y exprese sus inquietudes sobre la política. Esto permite a los empleadores ver si la política se entiende y se puede seguir. Después de la retroalimentación, haga los cambios necesarios para abordar las inquietudes.

Obtenga apoyo de la gerencia para la política

Haga que los gerentes que harán cumplir la nueva política la lean y asegúrese de que apoyen el cambio. Es fundamental que la administración respalde un cambio de política.

Obtenga una revisión legal de la política

Si una póliza puede dar lugar a problemas legales para la empresa o los empleados, un abogado debe revisarla antes de enviarla. Las empresas deben dejar en claro que no quieren que la política se reescriba en una jerga legal densa, sino que solo se revise para detectar posibles implicaciones legales y un lenguaje apropiado.

Implementar la política

Entregue y cubra las nuevas reglas en grupos más pequeños, con cada trabajador, o en una reunión de personal, dependiendo de lo que cambie y cubra la política. Es posible que las políticas controvertidas deban distribuirse primero a la gerencia, para que puedan ayudar a los empleados a comprenderlas.

Entregue copias escritas de la política con una hoja adjunta donde los trabajadores puedan firmar que la han leído y comprendido. Dos hojas permiten que los empleados tengan una copia.

Decida cómo comunicará la política en el futuro

Agregue nuevas políticas al manual o en la orientación para nuevas contrataciones. Archiva una copia digital en la intranet de la empresa o en la unidad pública de la red. Cualquier sistema reemplazado por uno nuevo debe almacenarse para referencia futura.

Interpretar e integrar la política

No importa lo que esté escrito exactamente en una política, ya que su aplicación y práctica decidirán el significado real de la nueva política. Los propietarios y gerentes de negocios deben ser consistentes y justos, ya que las nuevas reglas se descifran a tiempo. Si las prácticas no se adhieren a la política escrita, debe reescribirse.

Las políticas claras de la empresa desafían a los trabajadores a alcanzar estándares más altos. Ninguna cantidad de reglas eliminará los problemas que enfrentará una empresa, pero establecen un nivel de protección cuando las empresas contratan nuevos empleados e interactúan con los clientes.

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