Catalogo de Cuentas

¿Qué es el catálogo de cuentas?

Economía / Empresa

El catálogo de cuentas es una herramienta contable que permite registrar y ordenar las operaciones de la empresa. El propósito de esta herramienta es poder clasificar las actividades de las organizaciones que la utilizan de una manera sencilla, clara y flexible.

El principal beneficio de crear un directorio de cuentas es que le permite ver todos los activos, pasivos, ingresos, gastos y capital en un solo archivo. En otras palabras, esta herramienta contable proporciona información clara sobre el presente y el futuro próximo de la organización. Es importante recordar que cada una de estas herramientas puede variar según las actividades de cada empresa y el estilo de gestión del contador responsable.

El catálogo de cuentas es esencial para mantener la salud contable de cualquier negocio.

Catálogo de cuentas: Para qué sirve

El catálogo de cuentas se utiliza para visualizar y controlar todos los cambios contables de la empresa, y organizar los diferentes comprobantes que pueden existir en el grupo homogéneo, tales como ingresos, gastos, capital, activos y pasivos. Esta es también una forma de presentar información importante de la empresa de manera ordenada.

La idea es que sea una herramienta para que todo el personal relacionado con los departamentos de contabilidad, finanzas o ejecución pueda leerla y comprender el flujo de capital que se producirá. De esta forma, puede ayudar a tomar decisiones, como realizar inversiones.

Por eso, la importancia de esta herramienta contable es que te permite organizar y analizar las cuentas de la empresa. Además, es una herramienta necesaria para poder cumplir con la contabilidad electrónica.

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Catálogo de cuentas: características principales

Debe cumplar con los siguientes requisitos:

  • Deben estar actualizados: es importante demostrar que todas las acciones de la empresa están actualizadas, de lo contrario se pueden realizar análisis incorrectos y la herramienta quedará desactualizada.
  • Debe ser flexible: en lo posible, debe permitir agregar o modificar cuentas para reflejar la realidad y el futuro de la empresa.
  • Deben ser precisos: los detalles deben ser claros para evitar confusiones o ambigüedades que puedan dar lugar a malentendidos o errores. Para que el directorio sea preciso, una de las claves a seguir es que las cuentas se pueden agrupar fácilmente. 

Catálogo de cuentas: cómo se crea

Existen sistemas contables que facilitan la creación de un catálogo de cuentas utilizando la información ingresada todos los días. El uso de hojas de cálculo, naturalmente, es una buena opción, aunque por consideraciones de accesibilidad, siempre se recomienda innovar el sistema de contabilidad y migrar al soporte en la nube.

En este caso, el primer paso es categorizar toda la información recibida de la empresa para crear grupos homogéneos y agrupar los vales según su naturaleza. Algunas de estas categorías serán: venta, cobranza, pago, etc. Aunque no existe una descripción detallada, es importante que tenga la estructura correcta.

Por esta razón, la información generalmente se organiza en 3 elementos informáticos: título, cuenta y subcuenta. Cada uno de ellos debe contener la siguiente información:

  • Proyecto: Es la primera computadora de información que tendremos en el catálogo de cuentas, y se refiere al desglose empresarial que constituye la situación financiera de la empresa cuya campaña se va a organizar. Por ejemplo: activos, gastos, cobros.
  • Cuentas: Son los departamentos que componen el proyecto. Por ejemplo, en activos, tendremos múltiples cuentas: efectivo, banco, cliente.
  • Subcuenta: aquí se realizan los detalles detallados de la cuenta y se genera el registro final del catálogo de cuentas. Por ejemplo: caja chica (en la cuenta «Caja») o una entidad bancaria diferente (en la cuenta «bancaria»). 

Una vez que hayas definido la información correspondiente al proyecto, cuenta y subcuenta, puedes organizarla de la forma que te explicamos a continuación. El soporte contable en la nube le permite acceder fácilmente a nuestros datos en cualquier momento y en cualquier lugar.

Catálogo de cuentas: cómo se organiza

Las cuentas que componen el directorio deben organizarse según su naturaleza. Todos deben estar bien clasificados dentro de su grupo para realizar sus funciones. La importancia de la organización es crucial, porque uno de los beneficios que brinda esta herramienta es mostrar todas las actividades de la empresa de manera concisa, clara y ordenada. Hay muchas formas de organizar el catálogode cuentas:

  • Sistema Numérico.

La clasificación de cuentas mediante un sistema numérico significa que se agrupan por tipo de proyecto y luego se dividen por cuenta y subcuenta. De esta forma se asignará el entero (1) al proyecto, y se ordenarán las cuentas y subgrupos, separados por puntos como índices. P.ej:

1- Activos

1.1- Activos circulantes

1.1.1- Caja

1.1.2- Bancos

  • Sistema alfabético.

Como en el caso anterior, los proyectos, cuentas y subcuentas se organizan utilizando el alfabeto.

  • Sistema alfabético y alfanumérico.

Como su nombre lo indica, se utilizarán letras y números para organizar el catálogo de cuentas.

  •  Sistema mnemónico.

Utilice abreviaturas para recordarle a qué se refieren. Algunos ejemplos pueden ser:

(activo corriente)

(activo no corriente)

Para empresas con múltiples sucursales, agencias o diferentes departamentos contables, se recomienda establecer un modelo de catálogo de cuentas para que todos obtengan la información de la misma manera. De esta forma, es posible analizar el desarrollo de cada rama y si es necesario tomar alguna medida financiera.

Otra información importante que todo el mundo debería tener es la fecha de lanzamiento. De esta forma, puede confirmar que está utilizando información actualizada, y si todos los archivos se guardan y analizan a lo largo del tiempo, se puede establecer un modelo dentro de la empresa.

El catálogo de cuentas es una herramienta muy útil que puede mantener la contabilidad de su empresa en su mejor momento. Si esta información te resulta útil, no olvides compartirla en tus redes sociales.

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